La comunicación empresarial interna es el flujo de información dentro de una organización. Cuando se maneja adecuadamente, crea una red de inteligencia que conecta oficinas, equipos remotos y empleados de diversas partes del mundo. Esto no solo mejora la eficiencia y la productividad, sino que también fortalece la confianza y la lealtad, fomenta el respeto mutuo y otorga voz al personal. Es por eso que en este artículo vamos a explicarte sobre la importancia de una buena comunicación, las mejores herramientas de comunicación interna para empresas que existen y los errores más comunes que suelen cometer. ¡Seguí leyendo!
Importancia de la comunicación interna
La comunicación interna efectiva es crucial para cualquier empresa. La falta de colaboración y comunicación eficaz es citada como una de las principales causas de fracasos en el lugar de trabajo. Sin una comunicación clara, las metas y objetivos pueden volverse confusos, lo que lleva a la desinformación y a errores costosos. Además, una mala comunicación puede generar estrés, incertidumbre y una alta rotación de personal, lo que impacta negativamente en el ambiente laboral y en las relaciones con los clientes.
Las 10 mejores herramientas de comunicación interna para empresas
La comunicación interna efectiva es crucial para mantener a todos los empleados alineados con los objetivos y valores de la empresa. A continuación, se describen algunas de las herramientas para mejorar la comunicación interna de una empresa:
Intranet
Una intranet es una red privada accesible solo para los empleados de una empresa. Funciona como un centro centralizado para la difusión de documentos, políticas, noticias y recursos importantes. Puede incluir foros de discusión, bibliotecas de documentos y plataformas de colaboración, facilitando así el acceso rápido a la información necesaria para el trabajo diario. Sin embargo, la intranet requiere una gestión y actualización constante para evitar la obsolescencia de los documentos y mantener la relevancia de la información.
Boletines internos
Los boletines internos son comunicaciones periódicas enviadas por correo electrónico que informan a los empleados sobre novedades, logros y anuncios importantes. Pueden incluir actualizaciones de proyectos, reconocimiento de empleados y anuncios de eventos. Son económicos y de fácil distribución, y fomentan el desarrollo de orgullo corporativo. No obstante, el exceso de boletines puede llevar a una baja tasa de apertura, por lo que es crucial seleccionar información relevante. Las plataformas más utilizadas para la difusión de boletines son MailChimp y Campaign Monitor.
House organ
El House Organ es una publicación interna que comunica logros, proyectos y actividades de la empresa. Generalmente elaborada por el departamento de marketing, sirve para motivar y conectar a los empleados con los objetivos de la empresa. Transmite cercanía y motivación, pero su producción puede ser tediosa. Por ello, se aconseja considerar la externalización a agencias especializadas, como Aletreo.
Manual del empleado
El manual del empleado es un documento que incluye normas, historia, misión y visión de la empresa, y su organigrama. Proporciona a los empleados toda la información necesaria para realizar sus funciones correctamente. Clarifica las expectativas y procedimientos, ayudando a integrar a nuevos empleados. Sin embargo, necesita revisiones y actualizaciones periódicas para mantenerse vigente pero es una de las mejores herramientas de comunicación interna para empresas.
Encuestas
Las encuestas son herramientas para recopilar opiniones y medir la satisfacción de los empleados. Permiten identificar áreas de mejora y evaluar el clima laboral, facilitando la obtención de feedback directo y promoviendo una cultura de mejora continua. Es crucial actuar sobre los resultados para mantener la credibilidad de las encuestas.
Videoconferencias
Las videoconferencias o video chats, a través de plataformas como Zoom, Microsoft Teams y Skype, facilitan reuniones, capacitaciones y colaboraciones entre equipos remotos. La comunicación cara a cara es más efectiva y personal que la escrita. Sin embargo, requieren una buena conexión a internet y competencias tecnológicas básicas de los empleados.
Redes sociales corporativas
Las redes sociales corporativas son plataformas similares a las redes sociales públicas, pero diseñadas para uso interno. Facilitan el intercambio de información, ideas y la colaboración entre empleados, promoviendo una comunicación informal y accesible. Es necesario establecer normas claras de uso para mantener la profesionalidad.
App para empleados
Las aplicaciones móviles diseñadas para la comunicación interna, como HelloTeam, permiten la interacción y colaboración a través de publicaciones, votaciones y comentarios. Facilitan la comunicación en tiempo real y la colaboración interdepartamental. Requieren inversión en desarrollo y mantenimiento, y es crucial garantizar su adopción por parte de todos los empleados.
Podcast
Los podcasts son grabaciones de audio que informan sobre actualizaciones y temas relevantes de la empresa. Permiten a los empleados mantenerse informados mientras realizan otras actividades. Son flexibles y accesibles, aumentando la probabilidad de que los empleados reciban la información. Sin embargo, requieren planificación y producción regular para mantener la relevancia.
Foros
Los foros son plataformas de discusión en línea que permiten a los empleados intercambiar ideas y comentarios. Facilitan la comunicación bidireccional y el intercambio de conocimiento, promoviendo la colaboración y el sentido de comunidad. Necesitan moderación para mantener la calidad de las discusiones y evitar el desvío de temas.
Características de una comunicación interna eficaz
- Para que la comunicación interna sea efectiva, las empresas deben:
- Definir y comunicar claramente sus objetivos de la comunicación.
- Fomentar conversaciones inclusivas y bidireccionales.
- Facilitar la comunicación vertical y horizontal.
- Invertir en recursos y tiempo para mantener una comunicación directa y continua.
- Medir y ajustar regularmente sus estrategias de comunicación.
Errores comunes de comunicación interna
La comunicación deficiente puede hacer mucho daño. Como mínimo, es una pérdida de tiempo y recursos. Para crear una estrategia de comunicación interna sólida, el primer paso es saber lo que no hay que hacer. Estos son cinco de los errores más comunes en la comunicación interna:
1. Falta de claridad
Los mensajes internos más eficaces suelen entregarse en fragmentos concisos, directos y sencillos. Si esperas que las personas asimilen una gran cantidad de detalles complicados, es más probable que se desconecten u olviden los puntos clave.
2. Falta de especificidad
Hay una gama de herramientas de comunicación interna disponibles. Elige la más apropiada para tu público y mantén los mensajes dirigidos a esas personas. Hazte estas preguntas: ¿Qué quieres decir? ¿Cuándo quieres decirlo? ¿A quién intentas hablarle? Entender lo que es relevante para las personas y saber cómo prefieren comunicarse es esencial. Un correo electrónico es muy diferente a un webinar o una sesión de preguntas y respuestas. Y siempre piensa en los comentarios de devolución. ¿Los necesitas? ¿Cómo los recopilarás? ¿Para qué los usarás?
3. Decir algo una vez y no dar actualizaciones
La comunicación es un proceso continuo. Los mensajes importantes deben repetirse para asegurarse de que todas las personas estén de acuerdo y entiendan lo que se dice. Comparte las noticias en formatos y momentos diferentes, y no olvides volver a comunicarte si dices que lo harás (aunque sea simplemente para decir que todo sigue igual).
4. No aprovechar los comentarios
Desde los trabajadores de primera línea hasta los miembros del consejo directivo, ¿sabes lo que piensan realmente las personas que conforman la organización? El desafío del trabajo remoto y el distanciamiento físico hizo que fuera más importante escuchar a los empleados y «cerrar el ciclo de comentarios» con una respuesta adecuada. Sin embargo, una investigación reciente reveló que la proporción entre hablar y escuchar sigue sin coincidir: un 90% que habla y un 10% que escucha.
5. Suponer un efecto derrame
Existe la suposición de que, si se informa a las personas clave, los hechos se filtrarán a toda la organización. Eso no siempre es así. Más allá de que es difícil hacer un seguimiento del personal disperso de hoy en día, este es un enfoque poco fiable en el mejor de los casos. No solo es posible que algunas personas no reciban información importante, sino que las interpretaciones personales posteriores pueden dar lugar a mensajes confusos o incorrectos.
Conclusión
En conclusión, una comunicación interna efectiva es esencial para el éxito de cualquier organización. Es recomendable utilizar herramientas de comunicación interna para empresas, como la intranet, boletines internos y videoconferencias, puede facilitar la difusión de información y mejorar la colaboración entre empleados. Evitar errores comunes, como la falta de claridad y la insuficiencia de actualizaciones, es crucial para mantener a los equipos informados y comprometidos.
Al integrar estas estrategias y prácticas, las empresas pueden fortalecer su cultura organizacional, fomentar la productividad y asegurar que todos los miembros estén alineados con los objetivos corporativos.
