Toda empresa desea que sus productos y servicios alcancen una calidad óptima sin sacrificar recursos en el camino. El escenario es infinitamente más complejo cuando consideramos la dinamicidad de las tendencias del mercado. Por lo que mantenerse en vanguardia sin sacrificar la calidad y el rendimiento es todo un reto. Los procesos de mejora continua en una empresa son un elemento primordial para alcanzar este objetivo. ¡Veamos cómo!
¿Qué es la mejora continua en una empresa?
Para empezar a desglosar esta cultura empresarial debemos preguntarnos, ¿qué son los procesos de mejora continua en una empresa?
Se trata de una práctica de gestión mediante la cual las empresas pueden optimizar, de forma progresiva y constante, sus procesos. Con el objetivo de ser más eficiente y tener un mejor rendimiento.
En otras palabras, el concepto de mejora continua implica una actitud de búsqueda constante de oportunidades de corrección que permitan ajustar los procesos actuales de negocios. Como así también la optimización de los productos y servicios que ofrece.
¿Cuál es el objetivo y guía central de este proceso? La mejora continua en una empresa está destinada a optimizar la satisfacción del cliente en el nivel máximo posible. Para ello tendrá que identificar los cuellos de botella, retraso, desperdicio de recursos y errores humanos que puedan colapsar directamente con este recurso.
Antecedentes de la mejora continua en una empresa
A fines del siglo XIX, la segunda Revolución Industrial planteó la necesidad de la sistematización de la producción en masa. El fordismo fue un eslabón clave para este objetivo.
Este modo de producción estaba fuertemente ligado al novedoso concepto de la cadena de montaje. Donde cada empleado era el responsable de una etapa particular dentro del proceso de fabricación. Lo que hacía que los tiempos se redujeran y se aumentara la productividad junto con la capacidad de producción.
Con el tiempo, esta tendencia se convirtió en una cultura y forma de entender los procesos productivos. Donde se idearon nuevas técnicas que se sofisticaron año tras año.
Aunque en un principio el enfoque estaba puesto en el producto, actualmente este se trasladó hacia el bienestar del cliente. Y cómo una experiencia ideal de este puede contribuir en la diferenciación de la empresa en el mercado.
¿Qué busca la mejora continua? Pilares
Como toda cultura o propuesta de valor, los procesos de mejora continua poseen una base en la que cimientan todo su desarrollo. Por lo que, a la hora de responder ¿qué busca la mejora continua?, tendremos que remitirnos a los siguientes pilares u objetivos.
Continuidad
La máxima de continuidad implica que nunca se alcanza la perfección en los procesos productivos y empresariales. Por el contrario, la búsqueda de mejores debe ser una constante que atraviese a toda la jerarquía empresarial.
Cultura
El éxito de cualquier propuesta recae en que todos participen en ella. La participación de distintos profesionales infiere la presencia de distintas funciones sobre los aspectos de un producto o servicio. Lo que contribuirá sin duda a su optimización general.
Sin embargo, es preciso que los procesos de mejora continua en una empresa sean adoptados tanto por las altas direcciones, como por los empleados de mejor jerarquía. Solo así se podrá hablar de una cultura empresarial.
Bueno para todos
Cualquier cambio realizado en una de las etapas de un proceso, impactará directamente con las fases anteriores o posteriores a ella. Por lo que se debe asegurar que las mejoras que se implementen sean pensadas y ejecutadas pensando en el beneficio de todas las áreas.
¿Para qué sirve la implementación de mejora continua en una empresa? Beneficios
Ahora, bien ¿Para qué sirve la implementación de mejoras continuas en una empresa? ¿Este esfuerzo de concentración constante en las oportunidades de optimización trae beneficios? Lo cierto es que sí, veamos algunas ventajas del mismo.
Simplifica los flujos de trabajo
La mejora continua en una empresa tiene como fin principal reducir los pasos innecesarios de un proceso productivo u organizacional. De esa manera, el enfoque va centrándose aún más en lo verdaderamente importante.
Por su parte, esto hace que los procesos de trabajo sean más sencillos y simples. Lo que colaborará en la agilidad general mediante la reducción de tiempo, esfuerzo y recursos.
Reduce los costos y desechos
Uno de los principales consumidores fantasmas de la productividad son las pérdidas de producción y los retrasos. Cuando eliminamos el desperdicio desmedido de recursos se abaratan los costos generales. Lo que terminará impactando en los flujos de caja y la rentabilidad.
Minimiza los errores
¿Cómo evitar los errores en una empresa cuando los procesos están a cargo de humanos? Puede ser posible. Un primer paso es aclarar los pasos pertenecientes al flujo de trabajo, para identificar dónde se encuentran los mayores problemas.
Una vez solucionados, será cuestión de incentivar la formación de los empleados para mejorar su curva de aprendizaje. Lo que no pueda solucionarse de esta manera, puede ser remediado mediante la automatización.
Aumenta la capacidad de adaptación al mercado
Lo mencionamos al inicio; el mercado está más ágil que nunca. Y los procesos de mejora continua en una empresa pueden ayudar a responder fácilmente a sus exigencias y demandas.
Con equipos capacitados y comprometidos, métricas claras y operaciones ajustadas es mucho más fácil ajustar procesos. O quizás adoptar uno nuevo.
A largo plazo, esto se verá reflejado en la competitividad de la empresa en el mercado.
Mejora la experiencia del cliente
El objetivo de la mejora continua en las empresas es crear valor para el cliente. Esa es la fórmula ideal para aumentar los niveles de satisfacción hacia un producto o servicio, logrando que los clientes sean fieles a la marca.
Etapas del proceso de mejora continua en una empresa ¿Cómo implementarla?
Si pensabas iniciar un proceso de mejora continua en una empresa como algo que encontraría su fin en el corto plazo, estás equivocado. Este proceso es parte de una práctica cíclica. Es decir, si localizas una falla y la resuelves, deberás volver al inicio del programa.
Pero, ¿Cuáles son las etapas del proceso de mejoras continuas en una empresa? Veamos.
1 | Localizar cuellos de botella
Para localizar los cuellos de botella tendrás que empezar por mapear los procesos de una empresa.
Una vez que hayas identificado aquellos puntos en los que puede mejorar, deberás crear un sistema de prioridades. Deberás guiarte por una pregunta específica para ello: ¿Esto impacta en la estrategia general de la empresa?
A medida que el impacto se aleje de los factores críticos, estas optimizaciones podrán esperar para ser ejecutadas.
2 | Crear un plan de acción
Ahora que ya has definido tu escala de prioridades, es importante que estandarizar los procesos. Esto te permitirá crear flujos claros de cada tarea o actividad que se realice en la organización.
Tendrás un mayor conocimiento de lo que ocurre en la empresa, y cada persona involucrada tendrá la certeza de qué se espera de ella. Con esta información disponible para cada miembro del equipo, todos pueden trabajar en mejoras específicas en su área, en la comunicación de ellas con otros departamentos.
3 | Monitorizar el rendimiento
No solo se debe implementar una mejora continua en una empresa. También se debe implementar métricas e indicadores de rendimiento para visualizar los resultados concretos de la optimización.
Solo así se podrá comparar versiones, y analizar si los cambios efectuados fueron correctos o se deben ingresar otros.
¿Qué método de mejora continua en una empresa debo adoptar?
No hay un solo método de mejora continua en una empresa. ¡Existen varios! Y puedes adoptar el que mejor se relacione con la naturaleza de una empresa.
Lean Manufacturing
El Lean Manufacturing es un sistema de producción japonés de gestión y mejora de los procesos basado en la idea de una fabricación ajustada.
Sus principales aportes son:
- Delimitación de procesos que añaden o no valor.
- Enfoque de producción ininterrumpida.
- Implicación del equipo en la cultura empresarial.
- Disminución de costos, desechos y recursos.
Kaizen
Otro método de mejora continua en una empresa es la filosofía Kaizen, también de origen japonés. Se puede aplicar tanto en empresas, como industrias o en la vida.
Como las demás técnicas, su principal misión es eliminar los desperdicios. Aunque se diferencia del resto en que esta se inclina por las acciones de mejora que impliquen una inversión mínima. Basadas siempre en las necesidades críticas del momento.
Six Sigma
Para Six Sigma, o seis sigma, las producciones tienen fuentes de variabilidad que deben eliminar para aumentar la productividad. Para identificarlas y subsanarlas seguirá un proceso de cinco fases, denominada DMAIC:
- Definir
- Medir
- Analizar
- Mejorar
- Controlar
PDCA
Proveniente de Estados Unidos, este método de mejora continua en una empresa advierte que es posible identificar un problema si se pone en práctica, de forma cíclica, este proceso de cuatro pasos:
- Plan | Planificar
- Do | Hacer
- Check | Verificar
- Act | Actuar
BPM
Por último, el Business Process Management es una disciplina de gestión que busca analizar los procesos de una empresa. Con el fin de encontrar cuellos de botella, retrasos, residuos o cualquier otra dificultad en el intercambio de información.
Este proceso de mejora continua en una empresa, basa su funcionamiento en el ciclo de vida de los procesos:
- Diseñado
- Modelado
- Ejecución
- Supervisión
- Optimización.
Ejemplos de mejora continua en una empresa
¿Qué mejor manera de entender la mejora continua en una empresa que a través de ejemplos? Ya sea que inicies y no sepas qué acciones realizar, o te hayas quedado sin ideas, la inspiración es siempre bienvenida. Y pueden ser disparadores de ideas que catapulten la originalidad y el rendimiento de tu compañía.
Te dejamos un listado con algunos ejemplos de mejoras continuas que puedes implementar.
- Un tercio del tiempo de los empleados se gasta en preparar informes: Incluye un software empresarial que te ayude a automatizar la carga, lectura y presentación de datos.
- El 90% de los clientes abandonan una empresa por un mal servicio al cliente: Reduce los errores humanos y procesos intrincados mediante la optimización del flujo de trabajo y un software de servicio al cliente.
- Tus empleados no parecen comprometidos con la nueva cultura: Permite los comentarios, encuestas o sondeos de opinión.
- El personal no puede adaptarse a las nuevas tecnologías, ideas o procesos y se siente desmotivados: Realiza capacitaciones mensuales sobre diversas temáticas para incentivarlos.
Conclusión
En este artículo hemos aprendido qué es un proceso de mejora continua en una empresa, sus ejemplos y cómo implementar este método en nuestras organizaciones. Esperamos que este pequeño paneo te ayude a tomar decisiones actualizadas sobre la salud de tus procesos empresariales.
