Cuando eres emprendedor y tienes por primera vez empleados a tu cargo, uno de los aspectos fundamentales que debes aprender es cómo hacer una nómina de pago. Estos documentos deben contener la información de manera correcta, respetando lo que establecen las leyes laborales para evitar problemas frente a los organismos reguladores.
En el mundo empresarial, las nóminas son presentadas por un área puntual, como contabilidad o recursos humanos. También suele ocurrir un servicio tercerizado las realice, o se busque asesoría laboral. Sin embargo, cuando eres emprendedor o dueño de una microempresa generalmente eres un poco de todo, por lo que te aconsejamos investigar sobre el procedimiento correcto para ahorrarte futuros problemas al hacerlas tu mismo durante el tiempo que lo necesites.
Para facilitarte esa tarea, en este artículo te explicaremos cómo se hace una nómina de pago de forma correcta y qué conceptos debes tener en cuenta al momento de calcularla para asegurarte de que todos los porcentajes y deducciones están en orden.
¿Qué es una nómina?
La nómina es el documento que reciben los empleados por parte de la empresa cada mes y en el que se especifica el sueldo que han recibido ese mes por el trabajo realizado o su compensación salarial.
Aunque también podemos decir que esta factura refleja la relación entre empresa y empleado, brindando datos muy importantes a este último como sus aportes a la Seguridad Social o las retenciones según su país de residencia y trabajo.
Tanto si eres dueño de una empresa o un autónomo con trabajadores a cargo, debes conocer toda esta información y realizarla correctamente, pues las nóminas forman parte de la contabilidad de la empresa y deben contener la información de manera correcta y respetando lo que establecen las leyes laborales.
De hecho, en México la obligación de generar nóminas cuando tienes empleados es establecida por leyes como la Ley Federal del Trabajo (artículo 804 fracción II), el Código Fiscal de la Federación (artículo 67) y la Ley del Seguro Social en México (artículo 15).
Un aspecto clave a tener en cuenta es que existen diferentes tipos de nómina en una empresa que varían según la periodicidad en que se entreguen. Dependiendo del contrato o tipo de trabajo que se desempeñe, la nómina puede recibirse en estos formatos:
- Semanal: cada 7 días.
- Catorcenal: cada 14 días.
- Quincenal: cada 15 días.
- Mensual: cada 29-31 días.
Estructura de una nómina
Ahora bien, como hemos mencionado anteriormente, las regulaciones para una nómina dependen de cada país, pero su estructura es casi siempre la misma.
Para que puedas comprender en forma general cómo hacer una nómina de pago, te facilitamos una estructura básica que puedes adaptar a las deducciones y devengos que corresponden a tu zona. De esta forma, la nómina se divide en tres partes fundamentales: el encabezamiento, el devengo y las deducciones y por último, la fecha y firma del documento.
Encabezamiento de la nómina
En el encabezamiento es donde aparecen los datos identificativos del trabajador y de la empresa.
Los datos del trabajador son los siguientes:
- Nombre completo y dirección.
- Número de documento identificación nacional (DNI, CI, TI, CC)
- Categoría o grupo profesional.
- Antigüedad en la empresa.
- Número de afiliación a la Seguridad Social de cada país
- Código de contrato.
Los datos de la empresa que deben figurar son:
- Nombre o razón social
- Número telefónico
- Dirección.
- Número de identificación según la institución tributaria de cada país
Este último dato varía bastante, pero siempre se orienta a un número otorgado por la institución reguladora. Por ejemplo, este se conoce como Número de Identificación Fiscal (NIF) en España, Registro Federal de Contribuyente en México o Número de Identificación Tributaria (NIT) en Perú.
Devengo y deducciones de la nómina
Este se conoce como el segundo gran bloque de las nóminas. Aquí se añaden los diferentes conceptos por los que se abona una cantidad al trabajador, pero al mismo tiempo, se indican los importes que se deducen.
Devengos
En los devengos (o salario bruto), los conceptos más habituales son los siguientes:
- Salario base.
- Plus de transporte.
- Paga de beneficios, que suele estar prorrateada en la mayoría de las empresas.
- Antigüedad o complemento de antigüedad.
- Horas extras y complementarias.
- Salarios en especie.
- Comisiones abonadas o pluses.
- Retribuciones voluntarias. Las suelen utilizar las empresas para aumentar el salario de empleados que se sitúan por encima de lo que marca el convenio del sector.
La nómina se puede entregar electrónicamente, siempre que el trabajador pueda imprimirla. Tampoco es imprescindible la firma del recibí por parte del empleado, siempre que se realice el ingreso a través del banco.
Deducciones
Después vendrá la parte de deducciones por diferentes conceptos que se aplican sobre la base de cotización:
- Cotización por contingencias comunes a la Seguridad Social. Por ejemplo, en España se aplica una deducción del 4,70%, que varía según el tipo de contrato y en México, el pago del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Estos garantizan el acceso a los servicios médicos, en caso de enfermedad o incapacidad.
- Tributaciones como el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) o Impuesto sobre la Renta (ISR): Obligatorios por ley de cada país.
- También hay otras deducciones como el fondo para el retiro. En este caso, algunos empleadores ofrecen la posibilidad de hacer aportaciones voluntarias para el retiro.
Este bloque de devengo y deducciones se cierra con un resumen final donde se refleja el total de cantidades. Por un lado, aparecerá la remuneración total, la base de cotización para la Seguridad Social, la base para las tributaciones, el total devengado y el total a deducir.
Del resultado de estos cálculos aparecerá el concepto que más importa a la mayoría de los trabajadores, el líquido a percibir. Es decir, la cantidad de dinero que a final de mes ingresa.
Fecha y firma de la nómina
Por último, en el documento hay un espacio final que tiene que indicar la fecha y dejar un espacio para las firmas del trabajador y la empresa. Además, el trabajador puede firmar un recibí, lo que implica que acepta que ya tiene el dinero. Entonces se suele pasar a firma a la vez que se paga en metálico o cheque o cuando ya se ha ingresado en el banco la nómina.
Cómo completar y calcular la nómina
Ahora bien, llega el momento de completar y calcular la nómina. Sin embargo, esto también requiere de unos pasos previos para organizar mejor tu mecanismo de pago y otros posteriores para cumplir con las exigencias de los organismos reguladores.
Por eso, en este apartado te explicamos cómo hacer una nómina, completarla y calcularla en 8 pasos.
Paso 1: Definir salarios y prestaciones
Aunque es un poco obvio, debes tener establecido claramente cuáles son los salarios que habrán de recibir cada trabajador. Aquí puedes investigar según los puestos en otras empresas, por estadísticas o en los organismos reguladores de tu país y calcular la cifra justa según la jerarquía en el organigrama y desempeño de funciones.
Otro factor importante a tomar en cuenta es la capacidad económica con la que cuenta tu empresa. Debes considerar tu dinero disponible por supuesto y asegurarte que podrás pagar esas cifras por el tiempo suficiente para que la empresa pueda seguir funcionando y generando ganancias.
Paso 2: Establecer políticas de pago
Para evitar confusión o falta de información sobre el salario y las deducciones en tus trabajadores, es necesario definir como empresa las políticas de pago.
Te recomendamos detallar con la mayor precisión posible todos los apartados sobre la determinación de salario, las prestaciones y deducciones que por ley le competen al trabajador.
Mantenerlos al tanto de estas políticas servirá para esclarecer dudas y evitar confusión sobre su nómina.
Paso 3: Contar con un calendario de pago
Realizar un calendario para determinar los pagos te permitirá tener una mejor organización de los gastos de tu empresa, evitar retrasos y conflictos en el esquema de pagos. Recordemos que estos pagos pueden presentarse de manera semanal, quincenal, mensual, etc.
Paso 4: Determinar las incidencias del período
En cuanto al término incidencias, podemos considerar las faltas sin comprobante, permisos sin goce de sueldo, incapacidades verificadas por las administraciones de Seguridad Social, entre otros aspectos.
Destacamos la importancia de tomarlas en cuenta, ya que no solo influyen en el salario recibido mensualmente, sino que también se ven afectados los salarios base de cotización para el cálculo de deducciones. Algunas maneras para llevar registro de estas incidencias son los relojes checadores o listas de asistencia.
Paso 5: Considerar pagos y descuentos en procesos
Como vimos en el paso anterior, hay casos extraordinarios donde en la nómina se contemplan además otros conceptos.
Por ejemplo, una nómina regular como la que vimos en el apartado de la estructura se diferencia entonces de la nómina que se otorga cuando al trabajador se le pagan la participación en las utilidades de la empresa (PTU), donde no incurren faltas o tiempos extras) u otras bonificaciones.
Puede ocurrir también que además de las deducciones por ley, a la nómina se le descuente el pago de préstamos que el trabajador recibió de la empresa, por lo que las nóminas pueden ser normales, con pagos extras o con descuentos adicionales.
Paso 6: Calcular la nómina
Ahora ha llegado el momento de realizar sumas y restas. Para calcular la nómina, debemos saber el salario a recibir por el puesto que se desempeña, la cantidad de días que se asistió o si hubo incidencias.
Como también verificar que no hay adeudos por préstamos, descontar créditos, descontar las cantidades destinadas para seguridad social y en caso de existir un fondo de ahorro o crédito de vivienda realizar el pago pertinente.
De igual manera, tomar en cuenta si el trabajador fue recompensado por políticas propias con un bono o incentivo por actividades y ventas.
Paso 7: Obtener reportes para entregar o timbrar la nómina
Debido a que la creación de la nómina implica a más organismos externos a la empresa, habrá una cantidad de archivos y formatos que debemos llenar y éstos deben ser firmados por el trabajador.
Por lo tanto, una vez calculada la nómina se debe entregar el papeleo necesario a las empresas que administran los vales de despensa, como el IMSS e Infonavit y los créditos que deben ser entregados en bancos de España. En el caso de México, esto se conoce como timbrar la nómina, lo cual se refiere a asignar un folio y sello digital oficial proporcionado por el SAT a cada recibo de pago de los trabajadores para darle validez. Este proceso electrónico se hace en cada Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) o factura electrónica.
Recordemos que al ser asalariados, los trabajadores dependen del patrón para que cumpla con sus actividades fiscales y su seguridad social.
Paso 8: Efectuar los pagos y cerrar la nómina
Finalmente, se realiza el pago a los trabajadores en la forma que corresponda, ya sea efectivo, cheque o transferencia. Si detectas algún error, este debe corregirse de inmediato, pues una vez cerrado el proceso de nómina es inamovible.
Ahora, solo tendrás que archivar estos pagos y realizar las declaraciones mensuales y anuales. Una vez hecho esto, te aseguras de completar todo el proceso correctamente.
Cómo hacer una nómina en Excel
Para diseñar tu propia nómina, te aconsejamos aprovechar las facilidades de programas como Excel o Google Sheets. Estas aplicaciones tienen la ventaja de que puedes guardar diferentes versiones para distintas categorías de empleados y las puedes organizar a tu gusto.
Sin embargo, si aún no estás seguro del procedimiento o no tienes tiempo suficiente y te preguntas cómo hacer una nómina en Excel, no temas, te dejamos una plantilla que podrás usar para completar y adaptarlo a tus necesidades y las de tus empleados. Solo tienes que rellenar los espacios en blanco o modificar los términos de la estructura que te hemos facilitado.
Conclusión
Ahora que conoces cómo hacer una nómina de manera completa y organizada, estás listo para cumplir con tus obligaciones como empleador y tener a mano tus registros.
Recuerda que las tributaciones y deducciones varían según tu país de residencia y te aconsejamos estar atento a las leyes que regulan las nóminas en esa ubicación. Esperamos que este artículo te haya sido útil y te facilite algunos aspectos de tu vida como emprendedor.
