La evaluación de proveedores es un proceso crítico dentro de la gestión de la cadena de suministro, esencial para el éxito y la sostenibilidad de cualquier negocio. El desarrollo de estas prácticas permite una toma de decisiones más acertada al momento de seleccionar nuevos proveedores o renovar contratos.
Por eso, en este artículo abordaremos qué es la selección de proveedores, cómo es el proceso de calificación de proveedores, qué criterios se deben adoptar y cómo hacerlo paso a paso.
Al final de este recorrido, tendrás las herramientas necesarias para gestionar mejor el departamento de compras y la cadena de suministro de tu empresa.
Qué es la evaluación y selección de proveedores
Se trata de un conjunto de prácticas destinadas a valorar y aprobar a posibles proveedores potenciales para una organización mediante el uso de criterios tanto cuantitativos como cualitativos.
El propósito fundamental de este proceso es conformar una lista con los proveedores más aptos y confiables disponibles. Como resultado se obtiene una base sólida para futuras operaciones comerciales.
Sin embargo, este proceso no solo se limita a la búsqueda de proveedores y su posterior selección. De hecho, también incluye una revisión detallada de los proveedores con los que ya se cuenta. El objetivo aquí es medir y supervisar su rendimiento continuo.
Este monitoreo es clave para identificar áreas de mejora, reducir costos, gestionar riesgos. Pero además, contribuye a impulsar el crecimiento y la eficiencia de la empresa.
Una de las metodologías más efectivas dentro de la evaluación de proveedores implica la creación y utilización de un formulario específico para este fin. Este documento está diseñado para recopilar información relevante sobre diversos aspectos como la competencia, capacidad, consistencia y calidad del producto o servicio. En los siguientes apartados veremos cómo completar este documento.
Cuándo debes evaluar a tus proveedores
La evaluación de proveedores es una actividad crucial que debe llevarse a cabo en momentos específicos para asegurar la eficiencia y la sostenibilidad de la cadena de suministro.
Este proceso es fundamental al inicio de una relación comercial y durante toda la gestión de la cadena, adaptándose a las dinámicas cambiantes del mercado y las necesidades de la empresa.
A continuación, se detallan los momentos clave en los que es esencial evaluar a tus proveedores:
1) Al hacer una selección inicial de proveedores
Antes de formalizar cualquier compromiso con un nuevo proveedor, es imprescindible llevar a cabo una evaluación exhaustiva. Este análisis preliminar debe abarcar una variedad de factores, como la calidad, el costo y la capacidad de entrega a tiempo. Así mismo, se incluyen la solidez financiera, y el cumplimiento de los requisitos legales y éticos.
Este paso inicial es crucial para elegir los tipos de proveedores que cumplan con las expectativas de calidad y servicio, pero también se alineen con los valores y necesidades de tu negocio.
2) Para hacer una evaluación periódica de proveedores
La relación con los proveedores debe ser monitoreada y evaluada de forma continua. Las evaluaciones periódicas son esenciales para confirmar que los proveedores mantienen los estándares de calidad y cumplimiento acordados inicialmente.
Estos chequeos regulares permiten identificar oportunidades de mejora y ajustar los niveles de servicio según sea necesario. De esta forma, se asegura que la cadena de suministro opere de manera eficiente y efectiva.
3) Al haber cambios significativos en la empresa o en la cadena de suministro
Los cambios estratégicos dentro de la empresa, como la expansión a nuevos mercados, la introducción de nuevos productos, o ajustes en la administración de la producción, pueden requerir capacidades diferentes o adicionales de los proveedores.
En estos casos, es crucial reevaluar a los proveedores existentes para determinar si pueden satisfacer estas nuevas necesidades o si es necesario incorporar nuevos proveedores a la cadena.
4) Cuando existan quejas o problemas recurrentes
Los inconvenientes o quejas recurrentes con respecto a un proveedor específico son una señal de alerta que no debe ignorarse. Una evaluación detallada en estas circunstancias puede ayudar a identificar las causas subyacentes de los problemas, ya sea en relación con la calidad del producto, los plazos de entrega, o cualquier otro aspecto crítico.
Esta evaluación es fundamental para tomar decisiones informadas sobre la relación con el proveedor en cuestión. En el caso contrario, permite iniciar la búsqueda de proveedores alternativos que puedan cumplir mejor con los requisitos de la empresa.
Realizar estas evaluaciones en los momentos adecuados permite a las empresas mantener una cadena de suministro resiliente y competitiva, capaz de adaptarse a las fluctuaciones del mercado y las necesidades cambiantes del negocio.
Criterios y políticas de selección de proveedores
La selección adecuada de los proveedores es fundamental para garantizar la calidad de los productos o servicios que una empresa ofrece, impactando directamente en su competitividad y éxito en el mercado.
A continuación, te mostramos los principales criterios a tener en cuenta para una elección informada y estratégica:
- Calidad de los productos o servicios ofrecidos: Es esencial evaluar la consistencia, confiabilidad y el cumplimiento con los estándares de calidad requeridos por la empresa. La calidad no solo afecta la satisfacción del cliente final, sino también la imagen de la marca y su reputación en el mercado.
- Adaptabilidad: La capacidad del proveedor para adaptar sus productos o servicios a las necesidades específicas de la empresa es vital. Esta flexibilidad puede ser crucial para responder a cambios en la demanda del mercado o a requisitos específicos de productos o servicios.
- Puntualidad en las entregas: La fiabilidad en el cumplimiento de los plazos de entrega es un factor determinante para el mantenimiento de una cadena de suministro eficiente. Los retrasos pueden tener un impacto negativo significativo en las operaciones y la satisfacción del cliente.
- Cumplimiento legal: Verificar que el proveedor cumpla con las regulaciones y normativas legales es fundamental. Esto incluye certificaciones como ISO 9001 (gestión de calidad), ISO 14001 (gestión ambiental) e ISO 4500 (salud y seguridad en el trabajo), que son indicadores de la seriedad y compromiso del proveedor con estándares de operación elevados.
- Precios: La evaluación de los precios debe considerar no solo el costo unitario, sino también los descuentos por volumen, las políticas de devolución y las condiciones de pago. Es importante buscar un equilibrio entre coste y calidad, asegurando que las condiciones sean competitivas y justas para ambas partes.
- Formas de pago y plazos de pago: La compatibilidad de las opciones de pago ofrecidas por el proveedor con las políticas financieras de la empresa es crucial. La flexibilidad en los plazos de pago puede facilitar una mejor gestión del flujo de caja.
- Servicios de postventa: La calidad y disponibilidad de los servicios de postventa, incluyendo garantías, soporte técnico y asistencia, son indicativos del compromiso del proveedor con la satisfacción del cliente y pueden influir significativamente en la decisión de selección.
Adoptar estos criterios como políticas para seleccionar proveedores no solo facilita el proceso de selección de proveedores, sino que también establece un marco claro y coherente para evaluar y comparar potenciales colaboradores. De esta forma, contribuimos a la construcción de relaciones comerciales sólidas y duraderas que respalden los objetivos a largo plazo de la empresa.
Cómo hacer una evaluación de proveedores efectiva
Para asegurar una selección adecuada y mantener una relación fructífera con tus proveedores, es esencial llevar a cabo una evaluación sistemática y estructurada. Este proceso te permitirá tomar decisiones informadas basadas en datos concretos y objetivos.
A continuación, se describen los pasos esenciales para realizar una evaluación de proveedores efectiva:
1. Identificar los criterios de evaluación
El primer paso en el proceso de evaluación es definir claramente los requisitos y expectativas que tus proveedores deben cumplir. Como vimos en el apartado anterior, tenemos aspectos como la calidad de los productos o servicios, la competencia del personal, la fiabilidad en los plazos de entrega, y la flexibilidad en la gestión de pedidos.
Sin embargo, es crucial que estos criterios se alineen con los objetivos estratégicos de tu negocio. A su vez, es necesario considerar otros factores como la sostenibilidad, la innovación tecnológica, y la compatibilidad del sistema de gestión.
2. Sistema de evaluación
Una vez definidos los criterios, el siguiente paso es desarrollar un sistema para evaluar a los proveedores. Esto generalmente implica la creación de una matriz de evaluación que asigne un peso o una ponderación específica a cada criterio,..
Aquí la asignación de una escala de puntuación (por ejemplo, de 0 a 10) permite calificar a cada proveedor en función de cómo cumplen con cada criterio. Esta metodología cuantitativa facilita una comparación objetiva entre diferentes proveedores.
3. Recopilación de datos
Para poder evaluar efectivamente a los proveedores según los criterios establecidos, es necesario recopilar datos relevantes y actuales.
Esto puede incluir información financiera, historial de cumplimiento de contratos, calidad de productos o servicios previamente suministrados. Incluso se puede añadir cualquier otro dato que sea pertinente para los criterios de evaluación seleccionados.
4. Evaluación y análisis
Con toda la información recopilada, el siguiente paso es analizarla y compararla con los criterios de evaluación.
Este análisis debe ser objetivo y meticuloso, permitiendo identificar proveedores que actualmente cumplen con los requisitos. Pero también, considerar aquellos con el potencial de mejorar y alinearse más estrechamente con las necesidades de tu empresa.
5. Frecuencia de evaluación
Es importante establecer una periodicidad para la evaluación de proveedores. La dinámica del mercado y las relaciones comerciales pueden cambiar, por lo que evaluar a los proveedores de manera regular (ya sea mensual, trimestral, semestral o anual) asegura que la información esté actualizada y que se puedan tomar decisiones basadas en el desempeño reciente.
6. Registro de evaluación
Finalmente, todas las evaluaciones deben ser documentadas de manera sistemática, ya sea en formato digital o en papel. Esto no solo proporciona una base para decisiones futuras, sino que también crea un registro histórico del desempeño de los proveedores. Esta trazabilidad es invaluable para la gestión de la calidad y la gestión de riesgos en la cadena de suministro.
Este proceso de evaluación tanto facilita la selección inicial de proveedores como también permite una gestión continua y dinámica de las relaciones con estos. Al adoptar un enfoque sistemático y basado en datos para la evaluación de proveedores, las empresas pueden asegurar la calidad, la eficiencia y la sostenibilidad de su cadena de suministro.
Ejemplo de planilla para evaluación de proveedores
Para realizar una evaluación efectiva de proveedores, contar con una planilla estructurada y detallada es fundamental. Aquí te mostramos cómo se estructura un ejemplo de planilla general según las prácticas comunes del sector.
Veamos cómo puedes completar cada espacio:
- Información General: Esta sección recopila datos esenciales como el nombre del proveedor, RUC, fecha y periodo de evaluación. Estos datos permiten identificar claramente al proveedor y el marco temporal de la evaluación.
- Criterios de Evaluación: La planilla se divide en secciones que abarcan diferentes áreas de evaluación, tales como la entrega de bienes, calidad, cumplimiento de plazos, y otros aspectos relevantes. Cada área se evalúa según criterios específicos, permitiendo una revisión detallada del desempeño del proveedor.
- Método de Puntuación: Para cada criterio, se establece un método de puntuación que puede variar desde el cumplimiento siempre, eventual o nunca, asignando a cada uno un valor numérico. Esto facilita una evaluación cuantitativa del desempeño de los proveedores.
- Resultados: Incluye columnas para marcar la evaluación específica de cada criterio, ya sea con un sistema de puntuación predeterminado o comentarios adicionales. Esto permite una visualización rápida del desempeño general del proveedor.
- Observaciones: Al final de la planilla, se dispone de un espacio para comentarios o notas específicas sobre el desempeño del proveedor durante el periodo evaluado. Este espacio es esencial para registrar cualquier detalle que no esté cubierto por los criterios de evaluación, pero que sea importante para futuras decisiones.
Esta planilla está diseñada para facilitar el seguimiento y la evaluación sistemática de los proveedores, permitiendo una comparación objetiva basada en criterios preestablecidos.
Conclusión
En definitiva, la evaluación de proveedores es un proceso continuo y adaptable que debe ser parte integral de la gestión de riesgos y la planificación estratégica de cualquier negocio.
Como hemos visto a lo largo del artículo, se trata de una herramienta indispensable para el departamento de compras de cualquier empresa, ya que proporciona una base sólida para la toma de decisiones informadas, la gestión de la calidad y la gestión de riesgos en la cadena de suministro.
Por lo tanto, al adherirse a un sistema de gestión riguroso y adoptar criterios de evaluación bien definidos, las organizaciones pueden garantizar la eficiencia, la sostenibilidad y la competitividad en sus operaciones comerciales.