Si has oído hablar de indicadores, seguramente te habrás preguntado por las siglas KPI, qué es y cómo se aplica. Los KPI se utilizan en inteligencia empresarial para comunicar el estado de avance de un negocio o proyecto y definir una línea de acción futura.
En este artículo, te contamos qué es KPI, cómo se diseñan y de qué manera puedes aplicarlos a tu empresa.
Qué es un KPI
Los “indicadores claves de desempeño” o KPIs (por sus siglas en inglés) consisten en métricas cuantitativas que permiten medir cómo tu equipo o empresa avanza hacia sus objetivos propuestos.
Las siglas provienen de la frase key performance indicators que significa indicadores claves de rendimiento, y se pueden usar en diferentes sectores o áreas de una empresa.
Las empresas pueden usar los KPI por niveles. De esta manera, puedes establecer un KPI para toda la empresa, específicos del equipo o individuales. Ello dependerá de las métricas a las que quieres dar seguimiento. Un buen KPI puede mostrarte si vas por el camino correcto para alcanzar tus objetivos estratégicos.
Qué es un KPI en Ventas
Los KPIs de venta reflejan las acciones y resultados clave de cada etapa del embudo de ventas, por lo que podemos subdividirlos en dos grupos:
- Lagging KPIs: se utilizan para medir los resultados generales de ventas. Por ejemplo, el volumen de ventas, volumen de ingresos promedio.
- Leading KPIs: permiten mostrar los resultados de acciones específicas para llegar a los resultados finales. Por ejemplo, el volumen de oportunidades en el embudo, la tasa de conversión promedio (prospecto/cliente), duración del ciclo de ventas, tasa de conversión MQL a SQL. Así como también actividades agendadas, actividades completadas, y actividades exitosas.
Qué es un KPI en Marketing
En el caso del sector o área de Marketing, los KPIs se refieren a las variables, factores y unidades de medida para generar una estrategia de marketing.
Entre las principales métricas encontramos:
- Retorno de Inversión (ROI): este aspecto se refiere a los ingresos que genera nuestra campaña.
- Aumento de ventas: Esto muestra si la campaña de marketing diseñada está funcionando.
- Fuentes del tráfico: busca conocer cómo los usuarios se enteran de la campaña.
- Embudo de ventas: aquí es importante saber cómo convertir a los usuarios en clientes, justamente, el embudo de ventas es el proceso de transformar las oportunidades potenciales de ventas en oportunidades reales.
- Medición de la tasa de éxito: en este caso, la idea es medir la eficacia de las acciones implementadas.
- Palabras clave: se pueden medir las palabras clave utilizadas en el caso de haber implementado una estrategia SEO.
Características que debe tener un KPI
Definir los KPI te va a permitir brindar una imagen clara de lo que los equipos de trabajo buscan lograr, para cuándo y cómo medirás ese logro. Un buen KPI debe tener las siguientes características:
- Debe ayudarte a lograr tus objetivos estratégicos.
- Permite informar sobre la planificación de los recursos.
- Es medible.
- Conecta las métricas con tus objetivos estratégicos.
- Les da a los miembros del equipo una idea clara de cómo contribuyen a los objetivos.
Cómo hacer un KPI para tu empresa
Ahora puedes empezar por crear tus propios indicadores. Sin embargo, para ello, primero debes tener un objetivo claro o un plan estratégico que quieras lograr con este KPI o con el conjunto de KPI que definas.
Una vez que los hayas diseñado, compártelo con las partes interesadas clave del proyecto. También es importante que compartas las actualizaciones en tiempo real para que todos puedan estar informados sobre el progreso.
Aquí te mostramos paso a paso cómo hacer un buen KPI o conjunto de KPI para tu empresa.
1. Define tu objetivo empresarial antes del KPI
Antes de poder crear tu KPI, debes poder definir qué quieres lograr, para luego medirlo. Diseñar y establecer objetivos de manera efectiva es fundamental para que tu plan estratégico tenga éxito.
Si aún no lo has hecho, puedes crear tu plan estratégico para definir los objetivos de tu empresa de los próximos tres a cinco años. Una vez hecho esto, es recomendable dividir ese plan en objetivos anuales.
En consecuencia, y dependiendo de la velocidad con la que avanza tu equipo, puedes establecer KPI anuales o puedes dividirlos en KPI semestrales o trimestrales.
2. Identifica métricas comerciales importantes y los tipos de KPI
Ahora deberás tomar decisiones en cuanto a qué métricas comerciales son relevantes para cada objetivo. Las métricas comerciales son indicadores que impactan directamente si logras o no tus objetivos.
Recuerda que KPI significa indicadores clave de rendimiento. Pueden existir varias métricas, indicadores o unidades de medida que afecten tu objetivo final. Crear el KPI correcto implica captar los detalles más importantes y dar seguimiento a esas métricas. No necesariamente todas las tareas o proyectos deben contar con un KPI.
3. Consejos para redactar un buen KPI: ejemplo
Una vez que sepas qué objetivo quieres alcanzar e identifiques las métricas que usarás, ya podrás definir tu KPI. El acrónimo SMART es una gran herramienta para asegurarte de que tu indicador sea cuantificable, específico y procesable.
SMART es un acrónimo en inglés que significa:
- Específico (Specific)
- Medible (Measurable)
- Alcanzable (Attainable)
- Realista (Relevant)
- De duración limitada (Timely)
Ejemplo de KPI
Un buen ejemplo es el área de Publicidad. Por ejemplo, si tu objetivo es reducir los costos de adquisición de una campaña publicitaria, una métrica importante es el costo por adquisición (CPA), que significa la cantidad de dinero que costó adquirir un nuevo cliente. En este caso, la idea es que no supere los $200 por cliente. Tu equipo cuenta con $10.000 para poner en marcha la campaña.
Un buen KPI SMART para dar seguimiento a tu progreso hacia este objetivo es: Alcanzar al menos 50 clientes con una campaña de $10.000 al final del primer trimestre.
Este KPI es específico y medible (50 clientes), alcanzable y realista (tu objetivo es no superar el costo de $200 por cliente), y con una duración limitada (este objetivo debería lograrse al final del primer trimestre).
4. Da seguimiento y comparte el progreso en tiempo real
Como sucede con las planificaciones de objetivos, no puedes definir los KPI y esperar que progresen solos. Aplicar y definir indicadores no es el final, también requiere de un seguimiento especial. Debes contar con esa forma de seguimiento y compartir el progreso en tiempo real con el equipo y quienes estén involucrados en ese proyecto.
La frecuencia con la que informas sobre tus KPI depende del avance. Para proyectos de progreso rápido, puedes compartir actualizaciones semanalmente. Mientras que para proyectos a largo plazo y de progreso más lento, tal vez sea más prudente organizar informes quincenales o mensuales.
Dentro de tus posibilidades, puedes dar seguimiento y compartir el progreso en el sitio donde se gestiona el trabajo compartido. Esto sirve para que tu equipo comprenda cómo su trabajo individual contribuye al KPI y por ende, a los objetivos generales de la empresa.
Conclusión
Ahora que te hemos explicado todo sobre KPI, qué es, cómo se utilizan y de qué manera puedes aplicarlos a tus proyectos, estás listo para comenzar a medir los avances de tu negocio.
Recuerda siempre compartir ese progreso con tus colaboradores para que todos tengan una idea de cómo contribuyen a los proyectos y se motiven. Si estás comenzando tu proyecto, es importante que antes de definir estos aspectos cuentes con un buen organigrama vertical que te permita distribuir estas tareas entre tus colaboradores. Evitarás muchos problemas de organización y malentendidos.
Por último, no olvides que dar el seguimiento a esos KPI será el último toque fundamental para saber cómo estás cumpliendo con los indicadores y si vas por el camino correcto. Siempre podrás establecer nuevos KPIs.
