Cuando se trata de cómo administrar un negocio, los números hablan por sí solos: la administración efectiva es el pilar sobre el cual descansa la supervivencia y prosperidad de un emprendimiento. A partir del análisis del Censo del INEGI de 2019, emerge una realidad preocupante: más del 70% de las empresas no logran alcanzar la marca de los 5 años de vida. De hecho, un escaso porcentaje llega a la expectativa de vida máxima de 7 u 8 años.
Diversos factores contribuyen a estos desafíos. La Asociación de Emprendedores de México, en su Radiografía del Emprendimiento, reveló las causas más comunes de fracaso: un tercio de los negocios perece por no conocer adecuadamente su mercado, seguido de cerca por una gestión empresarial deficiente. Asimismo, las disputas entre socios, la escasez de capital operativo y las dificultades para obtener financiamiento se presentan como obstáculos significativos.
No obstante, a pesar de estas estadísticas, no se puede subestimar el papel crucial que desempeñan las PYMES en la estructura económica de México. Estas empresas, muchas dirigidas por emprendedores visionarios, generan alrededor del 72% de los empleos en la nación y contribuyen a más de la mitad del Producto Interno Bruto (PIB). Existen alrededor de 4.1 millones de PYMES en México, constituyendo el 95.4% del panorama total en el país, por lo que su impacto es innegable.
Por todos estos motivos, hoy veremos cómo administrar un negocio adecuadamente y la importancia de adquirir los conocimientos necesarios para tener éxito en el dinámico entorno empresarial.
¿Por qué es importante aprender a administrar un negocio?
Imagina que estás plantando un árbol. Si simplemente entierras la semilla y te olvidas de ella, hay una buena posibilidad de que nunca vea la luz del día. Pero si tomas el tiempo para alimentarla, regarla y protegerla de las plagas, un día tendrás un árbol fuerte y frondoso. Lo mismo sucede cuando decides aprender a administrar un negocio.
Seguro has escuchado historias de empresas emergentes que comienzan con mucho entusiasmo, generan ingresos durante unos meses, pero eventualmente, se desvanecen en la bruma del mercado. No es una rareza. De hecho, según ciertos datos del INEGI, se ha demostrado que más del 70% de las empresas no superan los 5 años de existencia. El principal culpable: una administración inadecuada. Así es, administrar un negocio de manera incorrecta es, tristemente, una receta segura para el fracaso.
Entonces, ¿por qué es importante aprender cómo administrar un negocio de manera eficiente? Bueno, piensa en la administración de un negocio como la brújula que guía un barco. Sin ella, es fácil perderse en el vasto océano de la competencia y las demandas del mercado. Una buena gestión no sólo garantiza que tu negocio siga siendo rentable, sino que también construye su reputación. Administrar un negocio desde cero requiere de habilidades específicas y un conocimiento sólido de cómo utilizar eficazmente los recursos disponibles.
Dentro de cualquier empresa, tienes una amalgama de individuos, cada uno con sus propias aspiraciones y roles. Mientras que una empresa puede tener el objetivo principal de maximizar la producción y las ganancias, el empleado individual podría estar buscando un ascenso o un reconocimiento. Ahora, aquí es donde la administración juega un papel crucial.
Actúa como el pegamento que une estos objetivos dispares, alineándolos a través de estrategias de marketing y tácticas motivacionales. Por ejemplo, al identificar y premiar a los empleados que contribuyen significativamente al retorno de la inversión, se puede garantizar que todos estén remando en la misma dirección.
Pero eso no es todo. Administrar un negocio pequeño, en particular, puede ser aún más desafiante. Tienes menos recursos a tu disposición y cada punto de venta, cada producto o servicio, y cada decisión tomada tiene un impacto directo en la situación financiera de la empresa. Es fundamental aprender cómo administrar estos recursos con cuidado y precisión.
¿Cuáles son las funciones de la administración y cómo adaptarlas a un negocio pequeño?
Si has tenido alguna experiencia en el ámbito empresarial, es probable que hayas escuchado sobre las funciones de la administración. Estos son pilares que, según los libros de texto, actúan como el esqueleto de cualquier empresa bien estructurada. Pero, ¿qué pasa si estás administrando un negocio pequeño o eres un emprendedor que hace casi todo por sí mismo? Bueno, aquí es donde la adaptabilidad entra en juego.
Principales funciones en la teoría administrativa
Para contextualizar, echemos un vistazo a estas cinco funciones cruciales de la administración:
- Planificar: Es aquí donde decides qué objetivos deseas alcanzar y trazas un camino para llegar a ellos, definiendo las acciones y recursos necesarios.
- Organizar: Estableces quién hace qué, designando responsabilidades específicas para cada miembro de tu equipo.
- Dotar de personal: No se trata solo de llenar puestos. Se trata de encontrar a las personas adecuadas para los roles correctos.
- Liderar: Más que dar órdenes, liderar implica motivar e influir en tu equipo para lograr un rendimiento óptimo. La dirección estratégica es un buen enfoque para implementar y garantizar el funcionamiento correcto de la empresa.
- Controlar: Finalmente, debes evaluar regularmente el progreso hacia tus objetivos, haciendo los ajustes necesarios para mantener todo en el camino correcto.
Ahora, cuando eres el dueño de un pequeño negocio o un emprendedor trabajando en solitario, es probable que te des cuenta de que aprender cómo administrar no siempre implica seguir estas funciones al pie de la letra. Podrías encontrarte usando un sombrero de «planificador» en la mañana, y antes de que te des cuenta, estás cambiando al de «líder», todo antes de la hora del almuerzo.
Adaptabilidad: la clave para la administración de negocios pequeños
Para un negocio pequeño, es probable que no tengas la capacidad de tener departamentos o equipos dedicados para cada función. En su lugar, podrías combinar la planificación con la organización, por ejemplo, al definir tus objetivos mientras asignas tareas específicas para ti o para tu reducido equipo. Es probable que tu función de «dotar de personal» sea mínima o inexistente al principio, pero tu papel como líder sigue siendo crucial. Y, cuando se trata de control, el monitoreo y ajuste continuos pueden ser una actividad diaria.
En este escenario, el punto de venta se vuelve crucial. Puede que estés tan involucrado en las operaciones diarias que te olvides de hacer un seguimiento de las ventas o de implementar estrategias de marketing eficaces. Aquí es donde el plan de negocios y la situación financiera cobran vital importancia.
La clave aquí es la adaptabilidad. Entiende las funciones, sí, pero no te encierres en ellas. Tu negocio es único, y aprender a administrar un negocio pequeño requiere un enfoque personalizado. Por tanto, escucha a tu negocio, entiende sus necesidades y sé lo suficientemente flexible para adaptarte y crecer.
5 Acciones clave en la administración de un negocio
Saber cómo administrar un negocio no es una tarea sencilla. Desde la gestión diaria hasta la visión a largo plazo, hay diversas acciones que todo administrador o emprendedor debe tener en cuenta para garantizar el éxito de su empresa.
Aquí te presentamos cinco acciones clave que son esenciales en la administración de cualquier negocio:
1. Diseñar un plan y modelo de negocios:
Todo negocio comienza con una idea, pero para que esa idea se convierta en realidad se requiere de una estructura. El modelo de negocios define cómo una empresa generará ingresos y cómo será su cadena de producción. Esto implica no solo identificar las fuentes de ingresos, sino también los gastos y cómo se pueden optimizar. Una buena planificación permite adaptar el negocio a las circunstancias cambiantes y asegurarse de que sigue siendo rentable y viable.
2. Liderazgo, gestión de proyectos y control:
Un negocio exitoso necesita un líder fuerte que pueda tomar decisiones acertadas, guiar a su equipo y mantener la visión y objetivos de la empresa claros. Esta habilidad para liderar y gestionar proyectos asegura que los recursos se utilicen de manera eficiente y que el negocio se mantenga en el camino correcto. Además, mantener un control diario sobre las finanzas y operaciones es crucial. Saber cuánto dinero entra y sale te permite hacer ajustes cuando sea necesario y evitar sorpresas desagradables.
3. Cumplir con las obligaciones fiscales:
En cualquier país o jurisdicción, el negocio es necesario que cumpla con ciertos requisitos fiscales y legales. Esto podría incluir la inscripción en registros fiscales, la emisión de facturas electrónicas y la presentación de pagos de impuestos. Estar al día con estas obligaciones no solo evita problemas con las autoridades, sino que también proporciona una visión clara de la situación financiera de la empresa.
4. Financiar la empresa:
Un negocio puede tener una idea brillante y un equipo estupendo, pero sin financiamiento, es difícil despegar. Hay diversas opciones disponibles, desde créditos bancarios y financiamientos gubernamentales hasta inversionistas privados conocidos como «business angels», que ya hemos abordado en el blog. Cada opción tiene sus pros y contras, y es vital investigar y elegir la que mejor se adapte a las necesidades y objetivos del negocio.
5. Mantener la organización y el control:
En medio del ajetreo diario, puede ser fácil perderse en los detalles y olvidar la imagen más amplia. Por eso, es fundamental establecer sistemas y procesos que ayuden a mantener todo organizado. Ya sea a través de herramientas digitales o listas de verificación tradicionales, mantener un registro ordenado de tareas, responsabilidades y progresos es vital para aprender cómo administrar un negocio de manera eficiente.
Herramientas y capacitaciones para administrar un negocio
En México, hay una amplia gama de capacitaciones y herramientas disponibles para aquellos que desean aprender a administrar un negocio o mejorar sus habilidades empresariales existentes. Tales como cursos de contabilidad, cursos de emprendimiento, o carreras de administración de empresas en universidades.
Pero si quieres algo más específico hemos preparado un pequeño listado de las más destacadas:
Capacitación empresarial por instituciones públicas:
La Secretaría de Economía y NAFIN (Nacional Financiera) brindan apoyo a las micro, pequeñas y medianas empresas a través de talleres, cursos y herramientas. Estos programas están diseñados específicamente para fortalecer las MIPYMES, y abarcan una amplia gama de áreas, desde administración hasta estrategias de financiamiento.
MIPyMEs MX:
Esta es una plataforma desarrollada por la Unidad de Desarrollo Productivo (UDP) de la Secretaría de Economía. A través de ella, los emprendedores pueden acceder a una variedad de contenidos creados por profesionales en áreas como administración, negocios, educación financiera y transformación digital.
Es una herramienta esencial para cualquier empresario que busca mejorar sus habilidades y conocimientos.
PADCE de MIPyMES MX:
Esta herramienta centraliza la información de organizaciones, empresas e instituciones académicas que ofrecen servicios de desarrollo empresarial para MIPYMES en todo México. Con opciones de capacitación tanto presencial como en línea, PADCE es una excelente forma de encontrar recursos de formación.
Orientación fiscal del SAT:
La administración de impuestos puede ser complicada, pero el portal de orientación fiscal del SAT simplifica este proceso al brindar información detallada sobre las obligaciones fiscales y las herramientas necesarias para cumplirlas. Es una guía invaluable para aquellos que recién comienzan su travesía empresarial.
Sesiones Virtuales de Atención a Empleadores del SNE:
Para aquellos que buscan mejorar sus habilidades en recursos humanos, el Servicio Nacional de Empleo ofrece sesiones virtuales gratuitas. Estas sesiones proporcionan información y herramientas para navegar los retos relacionados con la contratación de personal.
Guías para empresas de la Secretaría de Economía:
Desde el inicio hasta el cierre de una empresa, estas guías ofrecen orientación paso a paso, proporcionando acceso a los trámites y servicios necesarios para alcanzar los objetivos empresariales en México.
NAFIN te capacita:
Nacional Financiera ofrece una serie de cursos que cubren temas esenciales como administración, financiamiento, contabilidad y planeación estratégica. Además, se abordan aspectos cruciales como ventas, promoción y servicio al cliente, garantizando una formación integral.
Para cualquier empresario o aspirante a serlo en México, aprovechar estas herramientas y capacitaciones puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Con la formación adecuada, es posible enfrentar y superar los desafíos que presenta el mundo empresarial.
Conclusión
Conocer la mejor forma de administrar un negocio demanda un equilibrio entre habilidades técnicas, liderazgo y capacidad de adaptación. A lo largo de este artículo, hemos explorado desde la importancia de comprender el mercado y la competencia, pasando por las acciones clave para una gestión efectiva, hasta las herramientas y capacitaciones disponibles para fortalecer las habilidades empresariales.
Ser emprendedor implica enfrentar constantemente desafíos que van desde la toma de decisiones financieras hasta el liderazgo de equipos de trabajo. En México, existen numerosos organismos gubernamentales y plataformas dedicadas a brindar apoyo, formación y herramientas para los empresarios en crecimiento. Aprovechar esas oportunidades significa tomar un paso más allá del sentido común y darle a tu negocio más oportunidades de diferenciarse en el mercado.
